1. DATENSCHUTZ AUF EINEN BLICK
ALLGEMEINE HINWEISE
Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie unsere Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.
DATENERFASSUNG AUF UNSERER WEBSITE
Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?
Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Impressum dieser Website entnehmen.
Wie erfassen wir Ihre Daten?
Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z.B. um Daten handeln, die Sie in ein Kontaktformular eingeben.
Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z.B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie unsere Website betreten.
Wofür nutzen wir Ihre Daten?
Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Andere Daten können zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden.
Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?
Sie haben jederzeit das Recht unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden. Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.
ANALYSE-TOOLS UND TOOLS VON DRITTANBIETERN
Beim Besuch unserer Website kann Ihr Surf-Verhalten statistisch ausgewertet werden. Das geschieht vor allem mit Cookies und mit sogenannten Analyseprogrammen. Die Analyse Ihres Surf-Verhaltens erfolgt in der Regel anonym; das Surf-Verhalten kann nicht zu Ihnen zurückverfolgt werden. Sie können dieser Analyse widersprechen oder sie durch die Nichtbenutzung bestimmter Tools verhindern. Detaillierte Informationen dazu finden Sie in der folgenden Datenschutzerklärung. Sie können dieser Analyse widersprechen.
Über die Widerspruchsmöglichkeiten werden wir Sie in dieser Datenschutzerklärung informieren.
2. ALLGEMEINE HINWEISE UND PFLICHTINFORMATIONEN DATENSCHUTZ
Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.
Wenn Sie diese Website benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen.
Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht. Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.
HINWEIS ZUR VERANTWORTLICHEN STELLE
Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
KOOS Hotel GmbH
Sonnenstraße 18b
80331 München
Telefon: +49 (0)89 / 89 80 98 49
E-Mail: henri.reich@koos.team
Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z.B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.
WIDERRUF IHRER EINWILLIGUNG ZUR DATENVERARBEITUNG
Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.
BESCHWERDERECHT BEI DER ZUSTÄNDIGEN AUFSICHTSBEHÖRDE
Im Falle datenschutzrechtlicher Verstöße steht dem Betroffenen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde in datenschutzrechtlichen Fragen ist der Landesdatenschutzbeauftragte des Bundeslandes, in dem unser Unternehmen seinen Sitz hat. Eine Liste der Datenschutzbeauftragten sowie deren Kontaktdaten können folgendem Link entnommen werden: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.
RECHT AUF DATENÜBERTRAGBARKEIT
Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.
SSL- BZW. TLS-VERSCHLÜSSELUNG
Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Bestellungen oder Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL-bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von “http://” auf “https://” wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.
Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.
VERSCHLÜSSELTER ZAHLUNGSVERKEHR AUF DIESER WEBSITE
Besteht nach dem Abschluss eines kostenpflichtigen Vertrags eine Verpflichtung, uns Ihre Zahlungsdaten (z.B. Kontonummer bei Einzugsermächtigung) zu übermitteln, werden diese Daten zur Zahlungsabwicklung benötigt.
Der Zahlungsverkehr über die gängigen Zahlungsmittel (Visa/MasterCard, Lastschriftverfahren) erfolgt ausschließlich über eine verschlüsselte SSL- bzw. TLS-Verbindung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.
Bei verschlüsselter Kommunikation können Ihre Zahlungsdaten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.
AUSKUNFT, SPERRUNG, LÖSCHUNG
Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden.
WIDERSPRUCH GEGEN WERBE-MAILS
Der Nutzung von im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit widersprochen. Die Betreiber der Seiten behalten sich ausdrücklich rechtliche Schritte im Falle der unverlangten Zusendung von Werbeinformationen, etwa durch Spam-E-Mails, vor.
DATENSCHUTZ-BEAUFTRAGTER GESETZLICH VORGESCHRIEBENER DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER
Wir haben für unser Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellt:
heyData GmbH
Schützenstr. 5
10117 Berlin
E-Mail: info@heydata.eu
Alveni AI Telefon-Assistent (Telefonie-Weiterleitung)
Welche Daten werden verarbeitet?
Die Telefonanlage des Hotels nutzt den Telefon-Assistenten der Alveni AG, R2 Tower, Richtistrasse 2, 8304 Wallisellen, Schweiz (https://alveni.ai/). Dieser Dienst ermöglicht unter bestimmten Bedingungen die Weiterleitung eingehender Anrufe an eine KI-gestützte Telefon-Antwortlösung. Wenn der Telefon-Assistent aktiv ist, verarbeiten wir nur die Daten, die Sie während des Anrufs freiwillig angeben bzw. die zur Gesprächsabwicklung technisch erforderlich sind, z.B.:
– Angaben, die Sie freiwillig nennen (z.B. Name, Anliegen, E-Mail, Rückrufwunsch)
– Ihre Telefonnummer (sofern diese übertragen wird)
– Transkripte der Gesprächsinhalte
– Datum und Uhrzeit des Anrufs sowie technische Verbindungs-Metadaten
Diese Informationen werden verschlüsselt verarbeitet und ausschließlich genutzt, um Ihre Anfrage an das zuständige Hotelteam weiterzuleiten, Rückrufe zu ermöglichen oder Fragen zu beantworten. Eine darüber hinausgehende Nutzung — etwa zu Werbezwecken, Profilbildung oder für Training von KI-Modellen — findet nicht statt.
Technisch notwendige Datenverarbeitung
Für den technischen Betrieb des Telefon-Assistenten werden folgende Informationen verarbeitet:
– Technische Verbindungsdaten (z.B. Rufnummer, Dauer, Datum/Uhrzeit) zur Gesprächszuordnung und Stabilität der Verbindung.
– Temporäre Echtzeit-Verarbeitung des Audios zur Erzeugung von Transkripten.
– Transkripte werden während der Verarbeitung pseudonymisiert, verschlüsselt verarbeitet und gemäß der unten genannten Fristen gelöscht.
– Logs/Fehlerprotokolle zur Erkennung von Missbrauch (z.B. Spam) sowie zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit.
– Alle Datenübertragungen erfolgen verschlüsselt (TLS/SRTP), um die Sicherheit der Kommunikation zu gewährleisten.
Verarbeitung und Speicherung
Alle Verarbeitungen erfolgen auf Servern innerhalb der EU; die eingesetzten KI-Modelle werden lokal betrieben. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer findet nur auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln oder anderen geeigneten Garantien gemäß Art. 46 DSGVO statt.
– Standardmäßig werden die bei Alveni AI gespeicherten Transkripte und Metadaten automatisch nach 30 Tagen gelöscht. Auf Wunsch kann eine frühere Löschung erfolgen.
– Die beim Hotel eintreffende E-Mail-Zusammenfassung unterliegt den jeweiligen Aufbewahrungsfristen des Hotels.
– Es findet keine Erkennung von Stimmen statt, es werden keine Stimmenprofile erstellt und keine Audio-Signaturen für Identifikationszwecke verwendet.
– Es findet kein KI-Modelltraining mit personenbezogenen Daten statt, und die verarbeiteten Daten werden nicht zu Profilbildungszwecken genutzt.
Alveni AG setzt für bestimmte Funktionen technische Unterauftragsverarbeiter (z.B. für Hosting, Telefonie-Infrastruktur) ein. Diese sind vertraglich gemäß Art. 28 DSGVO verpflichtet und erhalten ausschließlich die zur technischen Bereitstellung notwendigen Daten.
Tracking und Cookies
– Für die Telefon-Funktion werden keine Cookies oder Tracking-Tools eingesetzt.
– Es findet keine vollautomatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung statt.
– Anrufer werden zu Beginn des Gesprächs klar darüber informiert, dass sie mit einem KI-gestützten Assistenten sprechen. Auf Wunsch kann jederzeit an einen menschlichen Mitarbeitenden weitergeleitet werden.
Rechtsgrundlage
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), insbesondere zur Gewährleistung einer zuverlässigen telefonischen Erreichbarkeit und zur effizienten Bearbeitung eingehender Anfragen. Soweit eine Verarbeitung zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags erforderlich ist (z.B. Reservierungsanfragen), erfolgt diese zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Freiwilligkeit und Widerspruchsrecht
Die Angabe personenbezogener Daten im Telefonat ist freiwillig. Sie entscheiden selbst, welche Informationen Sie mitteilen möchten. Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widersprechen. Bitte senden Sie Ihre Anfrage oder Ihren Widerspruch an: privacy@alveni.ai.
Weitere Informationen
Detaillierte Informationen zum Datenschutz finden Sie in der Datenschutzerklärung der Alveni AG: https://alveni.ai/datenschutz/
